Mikkelin kaupungin kansalaisopiston toiminnanohjaus
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Tietosuojalaki 1050/2018
Päivitetty viimeksi 11.2.2025
1 Rekisterinpitäjä
Mikkelin kaupunki (y-tunnus 0165116-3)
Hyvinvoinnin ja osallisuuden lautakunta
Maaherrankatu 9 – 11, 50100 Mikkeli
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa kansalaisopiston rehtori Tiia Orivuori, tiia.orivuori@sivistys.mikkeli.fi
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa Mikkelin kaupungin tietosuojavastaava tietosuojavastaava@mikkeli.fi
Rekisterinpitäjä pyytää tarvittaessa rekisteröityä täsmentämään pyyntöään. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Mikkelin kaupunki vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
4 Rekisterin nimi
Mikkelin kaupungin kansalaisopiston toiminnanohjaus
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Vapaan sivistystyön tarkoituksena on järjestää elinikäisen oppimisen periaatteen pohjalta yhteiskunnan eheyttä, tasa-arvoa ja aktiivista kansalaisuutta tukevaa koulutusta. Vapaassa sivistystyössä korostuu omaehtoinen oppiminen, yhteisöllisyys ja osallisuus.
Mikkelin kaupungin kansalaisopiston tehtävä on järjestää vapaan sivistystyön koulutusta toiminta-alueellaan. Toimintaa ohjaa Laki vapaasta sivistystyöstä (21.8.1998/632).
Kansalaisopiston ydinjärjestelmä on Hellewi -toiminnanohjausjärjestelmä. Sillä hoidetaan Mikkelin kaupungin kansalaisopiston päätehtävät. Järjestelmään sisältyy sähköinen asiointi, jonka kautta on mahdollista ilmoittautua kursseille ja maksaa osallistumismaksu verkkopankissa. Vaihtoehtoisesti ilmoittautumisen voi tehdä puhelimitse tai kansalaisopiston toimistossa.
6 Rekisterin tietosisältö
Hellewi-toiminnanohjaukseen tallennetaan kursseille osallistujista seuraavat tiedot: Sukunimi, etunimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Opetushallitukselle tilastointia varten tallennetaan lisäksi: Kotikunta, koulutustausta, pääasiallinen toiminta, äidinkieli ja sukupuoli.
Mikäli osallistuja on alaikäinen, tallennetaan lisäksi: Huoltajan nimi, huoltajan henkilötunnus ja huoltajan osoite.
Mikäli työnantaja osallistuu kurssin kustannuksiin, tallennetaan lisäksi: Työnantajan yhteystieto ja laskutusosoite.
Opettajasta tallennetaan lisäksi: Oppiarvo, ammatti, esitetitteli, palkkioluokka ja rikosrekisteriotteen tarkastustieto.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Kurssien osallistujien tiedot ylläpidetään asianosaisilta ilmoittautumisen yhteydessä saaduilla tiedoilla. Opettajan tiedot saadaan häneltä itseltään palkkaamisen yhteydessä.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, kuten suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin tai sukututkimuksiin.
Laskutukseen tarvittavat tiedot luovutetaan laskuttajalle.
9 Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Ei tietojen siirtoa ETA-alueen ulkopuolelle.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilytysaika
Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
10 .1 Käyttöoikeudet ja niiden hallinta
Tietojärjestelmien käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Käyttöoikeudet on annettu käyttäjäryhmittäin, jotka ovat hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat.
Käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
Käsittelijät noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus jatkuu asiakastietojen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä.
10.2 Käytön valvonta
Työtehtävien mukaista rekisterin käyttöä ja käytön yrityksiä valvotaan muodostamalla lokitiedot. Lokitiedostoja säilytetään tiedostojärjestelmässä, johon on käyttöoikeuksin rajattu pääsy palvelun ylläpidosta vastaavilla henkilöille.Hellewissä tapahtuneet tiedonkatselut ja muutokset tallentuvat
lokiin. Tietokantaan tallennettujen tietojen avulla voidaan seurata ja raportoida rekistereiden
asianmukaista käyttöä. Tiedoista tuotetaan käytön seurantaan tarvittavat raportit.
10.3 Tekninen ylläpito
Järjestelmäntoimittajat vastaavat, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä. Järjestelmään liittyen teknistä tietoa tarvitaan järjestelmän teknisen käytettävyyden ja eheyden ylläpitoon ja varmistamiseen. Teknisinä tietoina tallentuvat laitteen tuottamat tapahtumat. Teknisinä tietoina ei kerätä eikä talleteta henkilötietoja.
10.4 Käytettävyyden varmistaminen
Tiedot suojataan tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta (mm. keskuslaitteet ovat lukituissa tiloissa, joihin on kulunvalvonta ja tiedostoista varmuuskopiot erillisessä paloturvallisuusosastossa) ja tietojen eheys hoitamalla suojaus teknisen ylläpitotietojen ja tapahtumatietojen kautta. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetuin verkoin. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Järjestelmää ja sen tietoyhteyksiä valvotaan 24 tuntia vuorokaudessa.
10.5 Manuaalinen aineisto
Tausta-aineistot, jotka ovat manuaalisessa muodossa ja sisältävät henkilötietoja, säilytetään lukituissa tiloissa. Tavoite on saada kaikki aineisto tietojärjestelmiin. Manuaalisia aineistoja koskevat samat käsittelysäännöt kuin tietojärjestelmiin vietyjä tietoja.
10.6 Henkilötietojen säilytysaika
Mikkelin kaupunki noudattaa asiakirjojen säilyttämisessä lainsäädännön vaatimuksia ja
Kansallisarkiston päätöksiä kunnallisten asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä, arkistoinnista.
11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
11.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on Hellewin sähköisen asioinnin kautta nähtävillä osa niistä tiedoista, joita palvelu hänestä sisältää.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa, mitä hänestä on tallennettu Mikkelin kaupungin kansalaisopiston toiminnanohjausrekisteriin. Tarkistuspyyntö tulee tehdä ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön, kohta 2 tai 3. Tarkistusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
11.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekistereissä oleva, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Korjauspyyntö tehdään ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön, kohta 2.
11.3 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Mikkelin kaupunki kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Mikkelin kaupungin ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön, kohta 2 ja 3. Kansalaisopiston toimintaan ei sisälly asiakkaiden profilointia.
Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Mikkelin kaupunki voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
11.4 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Kansalaisopiston rekisteriin on tehty menettely, jolla rekisteröidyn tiedot saadaan irrotettua
siirrettäväksi toiseen järjestelmään. Siirtoa voi pyytää ottamalla yhteyttä rekisterin
yhteyshenkilöön, kohta 2 ja 3.
11.5 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
11.6 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Mikkelin kaupungille tämän tietosuojaselosteen kohdan 2 mukaisesti.
12 Automaattinen päätöksenteko
Kansalaisopiston toiminnanohjauksen tietojärjestelmä ei sisällä automaattiseen päätöksentekoon perustuvaa päättelyä.
13 Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä päivittää tietosuojaselosteen, jos sisältö muuttuu lakimuutoksien seurauksena tai jos rekisterin ominaisuudet muuttuvat.